情報セキュリティ体制｜法人概要｜早稲田成年後見サポートセンター

当法人の情報セキュリティ体制について

1組織的情報管理

①体制

当法人では業務に関する情報管理は、コンプライアンス部の管理のもと、職掌に応じて情報管理権限を限定するとともに、組織全体で情報管理が適切に実行されるように、管理・運用及び職員に対する教育・監督を行っております。

②常勤職員による管理

当法人では業務の取り扱いは、原則として常勤理事並びに常勤職員にて対応をしております。ただし，突発的または流動的な対応が必要な案件など外部の非常勤職員による対応が好ましいとの判断される案件において限定的に非常勤の業務委託会員に対して業務委託するものとし、その際には以下の基本的な考慮要素を基に理事会にて個別案件ごとの監督担当理事を定めたうえで委嘱しております。（2018年時点で常勤理事及び常勤職員による対応案件の比率は82％）

基本的な考慮要素

1. 依頼者の希望、年齢、属性等を考慮のうえ最も相応しい者であること

2. 当該担当者が、当法人に1年以上在籍し、かつ、当法人の実施する研修会やフィールドワーク等に過去1年以内に5回以上参加した者であること。

3. 過去の割り振り状況等を考慮し、同一の者に同一業務が連続して割り振られていないこと。

当法人の情報セキュリティに関する組織体制、役割と責任権限は、以下のとおりです。

1. 組織体制

2. 役割と責任権限

①理事会

• 「情報セキュリティ基本方針」の策定
• 情報セキュリティの管理に対する役割と、責任権限の割り当て
• 情報セキュリティに必要な資源の提供
• 法人が許容できるリスクの決定
• 内部監査の確実な実行
• 最終責任と権限の保持

②情報セキュリティ管理責任者

• 情報セキュリティに関する計画の策定、実行、運用、監視、維持、見直し
• 事故や緊急時への対応指示
• 必要な教育訓練、意識向上活動の計画、実行の指示
• 情報セキュリティ運用状況の理事会への報告

③従業者

• 情報セキュリティの維持、運用の実施
• 情報セキュリティ教育の受講
• 情報セキュリティ事故の報告
• 内部監査への協力
• 顧客、協力会社、関係取引先からの要望、改善提案、クレームなどに関する報告

④監事

• 内部監査の計画策定
• 内部監査員の教育、任命
• 内部監査の実施
• 是正処置の効果確認

2技術的対策

①専用クラウドシステムの導入

②インターネットセキュリティ

3物理セキュリティ

①事務所セキュリティ体制

②通帳等の貴重品の管理

施錠管理
当法人にて要支援者が保有する財産の管理を行う場合において、特に日常的な取り扱いが必要な財産については全て法人事務局内の施錠可能な保管場所において保管し、取り出しについては理事及び特に任命した事務取扱担当者による管理しております。
また、マイナンバーについては、必要に応じて法人での管理を行っておりますが、個人番号通知カードについては本部金庫での一元管理とし、取り出し及び情報確認の際は、情報セキュリティ管理責任者の管理のもとに特に厳重に行う体制を取っております。

③貸金庫

提携金融機関
財産のうち、日常的な取り扱いが不要な契約書や証書、不動産権利証等の特に重要な財産については、契約金融機関の貸金庫にて保管し、理事の承認により開扉及び取り出しを行う体制を取っております。